公開日：2021-05-10
脱エクセル！キントーンで業務改善とは？
使いこなすととっても便利なエクセル、あなたの会社でも利用されていますよね。 マイクロソフトのExcel（エクセル）は単なる表計算だけにとどまらず、あらゆる業務に必須のツールとさえ言われています。
ただ、エクセルで業務の効率を上げよう！と意気込んでみたものの、このような失敗をしたことがある方は多いのではないでしょうか？
エクセルのファイル共有が上手く行かない
「あのエクセルって、誰が持ってますか〜？」と社内に声をかけて回ったこと、ありませんか？
単にある業務を処理したいだけなのに、まずエクセルファイルを探すところから始めていては、とても業務改善には至りません。
運良くそのファイルが個人のPCではなく、ファイルサーバーに共有されていた場合でも、今度は同時編集の問題が登場します。何故か保存したと思った情報が無くなっていたり、ファイルが壊れていたりと、エクセルファイルの取り扱いには苦労が耐えません。
エクセルの最新のファイルがどれだか分からない
「やっとファイルを見つけた！」
と喜んだのもつかの間、そこには多数の「最新」ファイルが…などという経験はありませんか？
- 〇〇様向け見積書20215月-確定.xlsx
- 〇〇様向け見積書20215月-最新.xlsx
- 〇〇様向け見積書20215月-最新（再見積もり）.xlsx
- …
これを見ても、今どれが本当に有効な最新版なのか、ファイルの更新日時もバラバラだったりすると、サッパリ分からないですね。
結局、ファイルを作成した人に尋ねてやっと正体が分かる、などということを何度も繰り返しているうちに、本来すべきだった業務を忘れそうになるくらいです。
正体不明の「マクロ」というもので動いている
怪談話、と言うわけではありませんが、「ずっとこのファイルを使っているけど、誰もどうやって動いているか分からない」、というエクセルファイルで、会社の重要な業務を回している、というお話はよく聞きます。
ある業務を始めた頃に在籍していた方が作成したマクロを、その人が退職した後でもずっと使い続けていて、実情に合わせて修正したくても修正出来る人がいない、という状況ですね。
エクセルは関数やマクロを作成することでかなり色々なことが出来る反面、継続的な業務改善という意味では属人的になりがちで、なかなか困ってしまうシーンが少なくありません。
業務部門だけでキントーンを使って業務改革
いま、これらのお困りごとを解決するために「脱エクセル」し、サイボウズのキントーンを使ってみようと決心されたり、あるいは「社長がキントーンというやつがいいらしいから、使えと言って押し付けられた」という方が続々増えてきています。
脱エクセルで業務改革！
という勇ましい号令のもと、たった一人に丸投げされて、心細く思っている現場の方も多いのではないかと思います。
大丈夫です！そんなみなさん自身で業務改革できるツールが、キントーンです。
現場主体でできるキントーン
まずそもそも、キントーンを導入されているユーザー様の多くは、現場の方だったり、いわゆる「一人情シス」の方だったりというユーザー様が多くおられます。
これはつまり、現場主体の導入で業務改善に取り組んでいる方が多い、ということです。
とりあえず、手持ちのエクセルをキントーンに読み込んでアプリを作る
ただそれだけで、ファイル共有の悩みや、最新版の管理といった問題から抜け出すことが出来ます。
「システムのプロではないが、現場の業務のプロ」であるみなさんが、みなさん自身の手で必要なシステムを構築できるのが、キントーン導入の大きなメリットの1つです。
まだFAXを転記してますか？キントーンで脱申請書しましょう
弊社で事例として掲載させていただいております、「みちのく伊達政宗歴史館様」のように、FAXなどの紙で来た申請書をエクセルに転記して共有している、という現場の方はまだまだ多いかと思います。
みちのく伊達政宗歴史館様 事例紹介
予約管理をExcelからkintoneへ移行 最新の予約状況を共有可能になり受付の負担も軽減
このような現場におけるペーパーレス化にも、キントーンは非常に有効です。
今まで紙（FAX）・メール・エクセルなどにバラバラだった情報を、キントーンで一元管理し、パソコンやスマートフォンから簡単に検索・閲覧・編集できるようにすることが可能です。
システム開発の専門知識がなくても業務改善ができる
業務の知識があれば、システム開発の専門知識がなくても業務改善ができるツール、それがキントーンです。
「実際どんなツールなんだろう？」と思われた方向けに、サイボウズ様のサイトにある「kintoneシミュレーター」をご紹介します。キントーンの世界をストーリー仕立てで体験できますので、お気軽に試してみてください。
もし「早速始めてみよう！」と思われた鼻息荒い方は、同じくサイボウズ様のサイトから30日間無料で利用できるキントーンアカウントを作成できますので、ぜひお試しください。
「なんとなく不安なので、もう少し調べよう」と思われたあなた、とても正しいです！
大丈夫です！そんなみなさんをお助け出来る仕組みが、キントーンの世界には色々あります。
キントーンを取り巻く環境を、もう少し詳しく解説した弊社のコラムがありますので、よろしければご一読ください。
皆様の業務改革が、成功裏に進むことをお祈りしております！
