公開日：2022-10-12
カスタマイズに派手さは不要。アナログとデジタルの調和を支える gusuku Customine
株式会社パルサー 事業推進部
部長 藤原 徹 様
株式会社パルサーは自動販売機や券売機、セルフレジなどをメーカーから仕入れ、顧客向けにカスタマイズして販売する事業を手がけています。設立は平成元年2月で、現在の従業員数は23人、宮城県仙台に本社を構え、東京墨田区に支社も展開しています。
創業したころはExcelで情報を管理していましたが、企業規模の拡大に伴い、情報共有に課題が発生したため、2018年にkintoneを導入しました。kintone活用が進むにつれ、従業員からアプリの使い勝手が悪いと不満が出たため、2021年にgusuku Customineを導入していただきました。
ユーザーのちょっとした手間を省く細かいカスタマイズをたくさん行うことで、アプリの使い勝手を改善し、社内でkintoneが活用されるようになりました。今回は、kintone x gusuku Customineで脱Excelを実現し、社内での利活用を推し進めた経緯と導入効果について、株式会社パルサー 事業推進部 部長の藤原徹氏にお話を伺いました。
■導入：脱Excelでkintoneを導入したが使い勝手の悪さに不満の声が噴出
kintone導入以前は、顧客情報や商談履歴など、あらゆる情報をExcelで管理していたそうです。創業当時はそれでも人数が少なかったので問題なかったのですが、企業規模が大きくなり、従業員が多くなるにつれ課題が出てきました。あるある話ですが、同時編集をしてしまいExcelファイルが破損してしまうのです。
「結構な頻度で壊れていました。必要な時に急にファイルが開かなくなったり、バックアップはどこだと探し回ったりしました。大きなファイルサイズのバックアップがどんどん増えていき、これは無理だという話になりました」(藤原氏)
データベースツールの導入を検討し始めた時に、社員の1人がkintoneを知っていたので候補に入れました。その上で比較検討し、日本企業であることと、ユーザビリティに優れていること、先駆者が多いので検索すればやりたいことの情報がだいたい見つかることなどが決め手となり、kintoneを正式導入することになりました。
並行運用期間は設けましたが、トップダウンでExcelからkintoneへ強制的に移行したそうです。通常であれば、新ツールの利用を強要すると抵抗する人が出てくるものですが、藤原氏はkintoneの成功体験を積み重ねてもらうことで、スムーズに移行することができました。
例えば、自分はこの日に何をするのか、ということを知りたいときに、Excelだとフィルターで絞り込んだりする必要があります。kintoneであれば、通知機能でリマインドしてくれるので手間がかかりません。また、従来はコミュニケーションする場合にメールやLINEを使っていましたが、kintoneであればコメント機能でこと足ります。3〜4ヶ月使ってもらうことで、kintoneって便利だね、と感じてもらうことに成功したそうです。
しかし、業務でアプリを使う中で、ちょっとした入力の自動化をしたいとか、アプリ間のデータを連携させたい、など細かいニーズがぽろぽろと出てきました。現場からはアプリの使い勝手に不満の声が寄せられるようになったのです。
もちろん、藤原氏はプラグインによりそれらの課題を解決することは知っていましたが、予算の問題ですべてに対応することができなかったのです。
「当時はそんなにお金をかけられなかったという切実な背景がありました。色々な買い切りのプラグインを片っ端から買っているとトータルで高くなりますし、無料のものだとなかなかかゆいところに手が届きません。複数のプラグインを入れると正常に動作しないこともあります。とは言え、自分で開発するのもしんどいな、と。それでも、kintoneをもっと使いやすくして、みんなの生産性を上げたいと考えていました」(藤原氏)
gusuku Customineとの出会いは、2019年に幕張メッセで開催されたCybozu Daysでした。たまたまその日が空いていたので、何となく参加してみたところ、イベントの規模感に驚いたそうです。会場を見回る中、アールスリーインスティテュートのブースでgusuku Customineの説明を受けました。
「とても便利なので、ぜひ導入したいと感じました。そこで、フリープランを使わせていただき、検討することになりました。触ってみると、かゆいところに手が届き、課題が解決できることがわかりました。すると、次々にチャレンジしたいことが出てきて、使い勝手を改善していきました」(藤原氏)
多数のプラグインを揃えるのと比較した時に、gusuku Customineの利用料金であれば、投資効果はより大きくなると確信を持ったのが導入の決め手だったそうです。
「結構、自分みたいな立場の人って孤独だと思います。ひとりでシステムを頑張って作っているのに、現場が使ってくれなかったり、なんでこんなことができないの、と言われたりします。そんな時に、すごく優しく助けてくれるのがgusuku Customineだと思います」(藤原氏)
最初にgusuku Customineを利用したのが、プロセス管理のステータスを変更する機能でした。当時使っていたアプリでプロセス管理を組み込んでいたのですが、途中のフェーズで止まっているレコードがたくさん発生していたのです。しかし、標準機能ではプロセスの途中で変更することはできません。そこで、gusuku Customineで一括更新することで、全部「完了」のステータスにしました。その後、プロセスを改善し、業務フローを改善できたそうです。
gusuku Customineをいじるうちに、色々とできることがわかり、興奮した、と藤原氏。しばらくフリープランを使った後、2021年7月に有償契約していただきました。
■活用：地味なカスタマイズを積み重ねてkintoneの活用度を格段に高めた
gusuku Customineは色々なアプリで活用しています。例えば、Webフォームからの問い合わせはkintoneに直接入力されるようになっているのですが、従来はその情報を元にメーカーに発注する際、コピー＆ペーストをしていました。発注の度に、取引先に送るExcelファイルに何度もコピー＆ペースト操作が必要になるので、イライラしていたそうで、現在はgusuku Customineであらかじめコピーすべき内容に整形したフィールドを用意しておき、ボタンをクリックするだけでクリップボードに貼り付けられるようにしました。あとはExcelに貼り付けるだけで済みます。藤原氏は「このカスタマイズが地味ですが、一番好きです」と気に入っているようでした。
要望が多かったアプリ間の連携でも活用しています。自動販売機などのカスタマイズの案件では、営業担当が案件を取ってきて、デザイナーがデザインし、サービス担当が顧客とやりとりします。営業担当とデザイナーは最初に決まりますが、その段階ではサービス担当が誰になるのかは決まっていません。
後日、サービス担当が決まると、「案件管理」アプリに入力されるのですが、デザイナーが使う「タスク管理」アプリの一覧で確認できないという課題がありました。関連レコードで表示させてはいたのですが、毎朝のチェック時に一覧で見られるようにしたい、という声があったのです。そこで、gusuku Customineにより、「案件管理」アプリにサービス担当が入力されたら、「タスク管理」アプリのフィールドも同時に更新されるようにしました。そのおかげで連携も密になり、入校ミスも減ったそうです。
営業担当は毎日「日報」アプリに入力しますが、以前はその集計内容が後日にならないとわかりませんでした。夜間にバッチ処理を行って集計していたためです。しかし、営業担当はやはり、今日、自分がどれだけ行けたかというのをリアルタイムに見たいそうです。そこで、gusuku Customineで、自分の日報を保存したタイミングで、自分の案件の見込みと確定分を集計して反映させるようにしました。
見た目のカスタマイズで一番インパクトがあったのは、タブ化機能だったそうです。藤原氏としては、あまりタブ化の導入に積極的ではありませんでした。フィールドが多くなると、縦長になりますが、スクロールすることで他の人が行っている業務の情報が目に入る効果もあると考えていました。しかし、要望があったのでタブ化したところ、とても喜ばれたそうです。
取引先によっては紙の書類や契約書をやりとりすることもあります。以前は宛先を手書きしていたのですが、手間がかかりますし、書き損じも発生していました。そこで、「Excelを出力する」カスタマイズを利用し、宛名印刷用のExcelファイルを出力し、封筒に印刷することで、宛名書きの手間を省けるようになりました。
アナログ業務も残しつつ、その中でできるところでkintoneとgusuku Customineにより、業務効率改善を積み重ねていました。藤原氏は地味な活用、と仰っていましたが、ツボを突いたきめ細かいカスタマイズをたくさん作られており、トータルで大きな業務効率の改善を実現していました。
「事務の方達はデジタルに精通しているわけではありませんが、ボタンをクリックして印刷するだけなので、簡単です。本来はシステム側に寄せて業務を構築した方がいいとは思いつつも、一気に踏み切ることができないこともあります。その段階の中で、アナログとデジタルの中庸を取れるのがgusuku Customineのすごく好きなところです」(藤原氏)
今は、プロセス管理の改善にチャレンジしているそうです。例えば、受注申請をする際、漏れなく正確に情報を入力してもらうため、色々と「ラベル」を使って説明を書いているのですが、あまり読んでもらえないようです。そこで、gusuku Customineでエラーをセットして、申請時に足りない項目を教えてあげる仕組みを構築する予定とのことです。
「うちのgusuku Customine活用でよくあるケースですが、私が先回りして顕在化していない困りごとに対処してしまうので、気が付いたら最近kintoneが便利になってるよね、と言われることがあります笑」と藤原氏。
最後に、今後の展望について伺いました。
「gusuku Customineでできることはもっとたくさんあるので、これからはみんなの意見を聞いて巻き込んで、困りごとを解決していこうと考えています。以前は、ヒアリングしても対応できないという苦い経験があって避けていた部分もあるのですが、gusuku Customineがある今は自信を持って聞くことができるようになりました。今後は、営業やデザイナーさんたちがもっと使いやすいようなカスタマイズをしたいと考えています」と藤原氏は締めてくれました。
取材2022年8月