公開日：2023-02-25
こんにちは！アールスリーのどりぃです。
今回は、2023年2月9日(木)に開催して大好評だった、M-SOLUTIONS株式会社とアールスリーインスティテュートの2社による合同セミナーのダイジェストレポートをお届けします！
セミナーテーマはkintoneの「通知機能」
みなさんはkintoneの「通知機能」使っていますか？
kintoneの「通知機能」はkintoneをご利用のユーザーさんであれば、みなさんおなじみの機能ですが、社内でのkintoneの活用状況によっては「通知の山に埋もれる…！」なんて状況でお悩みの方もいるのではないでしょうか？
今回のセミナーでは、そんなkintoneの「通知機能」のお悩みを解決するための方法についてお話させていただきました！さっそくダイジェスト形式で振り返っていきたいと思います！
— ここからは、M-SOLUTIONSさんとアールスリーのセミナー登壇者による執筆記事になります —
第一部：M-SOLUTIONS株式会社 「ベルマーク通知が99＋になっていませんか？ ～kintone通知を埋もれさせない方法～」
M-SOLUTIONS株式会社は、セミナーで、通知件数が99+になって困っている方、また同僚や上司がベルマーク99+で通知を把握できているか不安な方のお悩みを解決するサービスとして、「Smart at message for kintone」「既読チェックプラグイン」を紹介しました。
Smart at message for kintone
M-SOLUTIONS株式会社の「Smart at message for kintone」を利用いただくことで、kintoneの標準機能の通知（ベルマーク通知、メール通知）ではなく、チャットツールで、カスタマイズされた通知を受け取ることができます。
カスタマイズ通知を受け取る利点
- 通知の重みづけをして、重要な通知を見逃さない
- 内容把握の時短で、通知確認の負担を軽減
- コミュニケーションの活性化
通知の重みづけをして、重要な通知を見逃さない
重要な通知はチャットツール、社内の通常連絡はkintone標準機能の通知と使い分けることで、大切な通知の見落としが減ります。また、通知の見落としがないかの不安も解消されます。
内容把握の時短で通知確認の負担を軽減
kintoneのレコード詳細画面を開かなくても、チャットへ投稿された内容を読むだけで、詳細を把握できます。kintoneにログインする手間、詳細画面を表示する手間から解放され、素早く手間なく通知の把握ができます。
コミュニケーションの活性化
複数名が登録されているチャットグループにkintoneの内容を送ることで、チャット内のコミュニケーションのトリガーになります。
問合せ担当を決める、過去の事案との比較、社員のナレッジ共有などのトリガーとして、コミュニケーションの活性化のお手伝いができます。
重要な通知を見落とさないために、通知方法をカスタマイズしてみましょう！
組み合わせ紹介
Smart at message for kintoneでリマインドを送付するには、gusuku Customine Job Runnerとの組み合わせが最適です。
既読チェックプラグイン
通知の見落としの大きな要因は、通知量が多いことにあります。
通知を減らすことで、見落としを減らすことができます。
しかしながら、自分の未読レコード（新規レコード、または既読後に編集されたレコード）の把握は難しいので、通知に頼った連絡運用をしがちです。
でももし、未読レコードが通知によらず把握できれば、グーっと通知を減らせます。
M-SOLUTIONS株式会社の「既読チェックプラグイン」は、自分の未読、既読を一覧画面上で把握できるプラグインです。
また、既読日時のログもとれるため、誰がいつレコードを読んでいるかなどアプリの利用率の把握にも役立ちます。
第一部：まとめ
最後に、通知見落とし対策をまとめます。
- 重要な通知はチャットツールへ！
- 詳細確認の手間を省くため、本文に詳細を！
- 通知数削減！一覧画面で既読未読の把握を！
- リマインド送付はSmart at message for kintoneと、gusuku Customine Job Runnerの組み合わせて実現！
製品URL
第二部：アールスリーインスティテュート 「通知は気づかれてナンボ！カスタマインで作るイケてる通知とは？」
通知は文化
さて、皆さん「通知をもうちょっと便利にしたい！」と思ってこの記事を読んでくださっていることとは思いますが、便利にする方法をお話する前に少し「良い通知ってどんなものか？」を考えてみたいと思います。
私は「良い通知」というのは文化によると思っています。例に挙げたように kintone だけで通知を行えばみんなに周知できる会社もあれば、「チャットに送ってくれれば全部見るのに…」という会社もあると思います。
アールスリーの場合は…？というとこんなイメージです。
これが全ての業務やシステムを表しているわけではないのですが、基本的には全ての通知は Slack（チャットツール）に入ってくるようになっています。そのため、アールスリーにおいては「Slack に通知をする」というのが重要なポイントになるわけです。
では、そんなことを頭に入れながら通知の困りごとの解決策を紹介してきます。
課題1：メールを見ない・重要度が同じ
メール通知を見ない人やメールを送っても見てくれない方には、その方が（社内で）よく使われているツールで使うことで解決できる可能性があります。また、メッセージの本文なども工夫するとより効果があると思います。
これらは M-SOLUTIONS さんの Smart at message や gusuku Customine（以下カスタマイン） で解決することができます。
それぞれでできること・できないこと、組み合わせることで実現できることもありますので簡単に以下にまとめます。
課題2：何の通知かわからない
kintone の基本機能で送られてくるメールは一見するとどんな通知化判断しづらいかと思います。
これも Smart at message やカスタマインで解決が可能ですが、連携サービスを使わない解決策もあります。それは「レコードタイトル」の設定です。
レコードタイトルはデフォルトだと「レコード番号」もしくは一番上の「文字列（1行）」フィールドになっているのですが、これを変更したり更には計算式で文字列を結合することで通知のタイトルを変更できます。
繰り返しになりますが、これは連携サービスを使わなくても解決できることです。
「計算式の設定が難しい」「ユーザー選択フィールドも通知内に入れたい」という場合には、基本機能だけでは解決できませんが以下のようにカスタマインで解決ができます。
課題3：出したいタイミングで出せない（リマインダー）
通知の課題でよくある点として「出したいタイミングで出せない」ということがあるかと思います。
kintone では通知を送るタイミングがいくつかありますが、その中のリマインダーの通知設定について取り上げます。
リマインダー設定で意図したタイミングに送ること自体はできるのですが、リマインダーは1つの設定で1回しか送られないため、繰り返し通知を送りたい場合には複数設定する必要があり非常に手間がかかります。 また、繰り返し送りたいがために複数設定をすると読んだ人にも送られてしまって、結果「通知地獄」となって重要な通知が気づかれづらくなってしまいます。
これらをカスタマインで解決します。 まず、リマインダー設定は1つのみとし、送信した後に日付を書き換えるようなカスタマイズを行います。（これはカスタマインの Job Runner:定期実行 という仕組みを使います）
これによって通知設定は1つだけで繰り返し送信ができるようになりました。これだけでは読んだ人にも送られてしまうので、例えば以下のようなカスタマイズを作ることで回避ができます。 ※このカスタマイズは一例です。ボタンを置かずに詳細画面を開いたタイミングで 「済」に変えるような作り方も可能です。
課題4：出したいタイミングで出せない（リマインダー以外）
リマインダー以外でも通知を送信したいタイミングがあるかと思います。それに対する解決策です。
カスタマインではメール通知を送る機能はないのですが、レコードにコメントを登録する「やること」があります。また、kintone は「コメントが投稿されたらメールで通知する」という仕組みとなっています。
そのため、この2つを組み合わせることで
- カスタマインを使って任意のタイミングでコメントを投稿する
- コメント投稿によって、kintone の機能としてメールで通知する
ということが可能となります。 カスタマインは柔軟に条件を設定することができるため、フィールドやユーザーの条件に基づいてコメント投稿の有無を切り替えることも簡単に実現が可能です。
課題5：その他の工夫 通知ダイジェスト
その他にもいろいろな工夫ができると思いますが、1つの例として通知を都度送るのではなく、1日分の通知をまとめて送るようなこともカスタマインを使えば実現ができます。
イメージとしては
- 通知したい情報を集約するアプリを用意しておき、元のアプリで「通知したい条件」に合致したときには集約アプリにレコードを追加する
- 集約されたアプリでは1日1回登録された情報をかき集めて、ユーザーに通知する（これは連携サービスでもリマインド通知でも可）
といった実装になります。 以下の設定はイメージを掴んでいただくための簡単なサンプルですので、実運用で使うにはもう少し細かい条件など設定する必要はある点にご注意ください。
第二部：まとめ
改めてお伝えさせていただきたいのは、各社の文化に合わせて「良い通知」は異なると思いますので、是非皆さんの最適な通知方法を模索していただければと思います。
投稿者プロフィール
