公開日：2020-10-14
溢れ出る業務改善の熱意で営業部門が自力でkintoneのカスタマイズを実現！
アイホン株式会社
営業管理部営業支援グループ 鈴浦 直樹 様
総務部 情報システム課 傍島 裕介 様
アイホン株式会社は1948年創業のインターホン専門メーカーです。戸建住宅やマンション等の集合住宅、医療や福祉施設向けナースコール等、インターホンの製造開発・販売をしています。同社の製品は日本国内の住宅の約半数で利用されています。
今回は、以前から業務改善の取り組みを進めているという同社に対しgusuku Customineの導入の経緯と活用効果についてうかがいました。
【課題】kintoneのカスタマイズを内製化したい
アイホンは、新築戸建住宅、新築マンション、既存マンションなど8つの市場に対し、インターホンを採用いただくための営業活動を展開しています。2016年の9月に同社は、営業マンが効率よく業務や営業活動を展開していくため、サイボウズ社の『kintone』を導入し、SFA（営業支援システム）として開発ベンダーの協力で『物件受注進捗管理アプリ（以下、物件管理アプリ）』を開発し利用を開始しました。
この物件管理アプリには、複数アプリとの連携や顧客マスタとの紐付けを営業担当者が直感的に行えるよう、ユーザーインターフェースに工夫がなされるなど、数々のカスタマイズが施されていますが、これまで、このカスタマイズを都度、外部の開発ベンダーに依頼しており、開発ベンダーのシステムエンジニア以外、現状把握ができないほど複雑化していました。
「営業現場の業務改善への要望は、導入後も日々変化するものです。その都度kintoneのカスタマイズが必要になってくるのですが、外部の会社に依頼すると別途コストがかかりますし、スピード感も満足できるものではありませんでした。またカスタマイズの内容も複雑化しており、開発ベンダーにしか対応方法がわからない状態になってきていました。そのため、誰でも手軽に kintone のカスタマイズができるように仕組みを変えていくことが重要であると考えていました。」と同社 総務部 情報システム課の傍島氏。
【選定のポイント】営業部門でkintoneをカスタマイズできる
gusuku Customine導入の最大の決め手は、非エンジニアである営業管理部 営業支援グループの鈴浦氏自らの手でkintone のカスタマイズが可能になることでした。
「私はITには全く詳しくありません。JavaScriptも全く分からない状態でしたがアールスリーのセミナーでgusuku Customineを実際に操作してみたところ、これなら自分でも kintoneのカスタマイズができる！と思いました。」と、鈴浦氏。
「全くJavaScriptを書けない鈴浦が、自ら kintoneのカスタマイズができることが導入の1番の決め手でした。 開発ベンダーに依頼していた内容のほとんどをgusuku Customineで実装できることに加え、開発ベンダーに支払う費用や納期の問題も解消できます。さらに営業部門とベンダーの間に入っていた情報システム課の手間も不要になります 。」と傍島氏。
熱い想いで営業の皆さんのサポート業務を行っている鈴浦氏は、自身の力で営業現場の要望を叶えることができるということで、まずは営業部門でのgusuku Customineの導入を提案。テストアプリを作成し、開発ベンダーが扱う複雑なkintone のカスタマイズを、gusuku Customineを使って自分自身でできることを証明しました。その結果、開発ベンダーに支払うコストや納期の問題が解消できるだけでなく、将来的に営業部門で望まれるアプリを社内で作れるようになると判断され、gusuku Customineの導入が決まりました。
【運用と効果】誰もが直感的に使えるアプリをノーコードで作れるようになった
アイホンのgusuku Customine導入の効果は多岐にわたります。
【運用】gusuku Customine導入直後はチャットサポートをフル活用
導入にはよく壁が立ちはだかるものですが、アイホンではgusuku Customine導入直後の数々の苦難を、ドキュメントやチャットサポートをフル活用することで乗り越えたと言います。
「最初はgusuku Customineで用いる用語の知識がないものですから、ドキュメントをどのような言葉で検索すべきか分かりませんでした。そんな時は、やりたいことをチャットサポートで伝えると、ここを見たら分かりますよ、こうしたらできますよと教えてもらえたので非常に助かりました。最近ではユーザーインターフェースを改善するため、よりマニアックな質問をしています。」と鈴浦氏。
【効果】情報伝達の板挟み問題を解消
これまではkintoneのカスタマイズを開発ベンダーに依頼していたので、その進捗状況を把握できずにいました。現在は、鈴浦氏自身がカスタマイズしているので、営業現場からの納期や要望内容の実現性など、どんな問合せや相談にも理由も含めて具体的に回答できるようになりました。
【効果】ちょっとしたアプリの作成とカスタマイズが数分で終わる
情報システム課の傍島氏はこれまで「フィードの非表示」「フィードに値をセットする」「検索ボックスを設置する」などのカスタマイズをJavaScriptで実装していました。各作業には1時間単位で時間がかかっていましたが、gusuku Customineを使うと同作業を数分で終えることができます。こうした作業は頻繁にあるので、全体で見てみると非常に多くの時間を節約できていることがわかります。
「私は JavaScript の知識が豊富というわけではありませんし、分からないことも多々あるので、都度調べる必要がありました。それがgusuku Customineでは数分でできてしまうので、すごく感動的でしたね！」と傍島氏。
【効果】在宅勤務のためにワークフローアプリを新規に開発
アイホンにおいても、紙の書類と印鑑による申請がありますが、2020年に発生した新型コロナウイルス感染症の影響で政府から緊急事態宣言が発出され、同社においても在宅勤務が始まりました。この際に在宅業務の大きな障害になったのが、書類申請の業務です。この課題解決に向けて鈴浦氏は、新たなワークフローアプリを開発しました。
「弊社には、市場状況の報告や他部門への調整依頼や、さまざまな内容に関する稟議決裁など、書式の定型化が難しい内容を決裁するための『連絡書』という申請書類があります。この申請書類は汎用性があり便利ではありますが、その申請内容によって決裁ルートが異なるため、決まった申請ルートを進むkintone標準のプロセス管理機能ではうまく作ることができませんでした。そこで、現在の承認者が次の承認者に引き継ぐ際に、ユーザー選択機能を使い、次の承認者を指定する仕組みを構築しました。しかし、これだけでは各決裁者の承認履歴が残せませんし、印鑑を押した記録となる捺印履歴も得られません。そこで、gusuku Customineのタイムスタンプ機能で承認時刻を記録できるようにしました。その結果、誰がいつ承認したかを俯瞰できる『連絡書アプリ』が完成しました。さらにこの連絡書アプリをプリントクリエイター（kintoneと連携して利用できる帳票サービス）と連携し、紙が必要な場合でも従来の連絡書と変わらない書類を出力することもできるようにしました。」と鈴浦氏。
鈴浦氏は、連絡書アプリをマニュアルが無くても誰もが直感的に使えるようにしようと、入力必須項目の背景を黄色にするなど、gusuku Customineでユーザーインターフェースのカスタマイズを行いました。その結果、ペーパーレス化に向けた新たなツールとして社内に急遽リリースしたにも関わらず、社員から使い方の問合せがほとんど無いと言います。
連絡書アプリの効果は大きく、これまでこの連絡書の申請から決裁までの期間が長いもので約1週間は必要としていましたが、申請内容によっては、わずか30分で決裁が完了することができました。また『決裁が完了したことを他の関係者に伝える』為に担当者が書類をPDF化して該当関係者にメールで連絡するという業務もありましたが、この業務も実施する必要がなくなりました。今では連絡書アプリは、社内で高い評価を受け、営業部門だけでなく全社に導入されています。このように、アイホンでは既に書類と印鑑からの脱却が始まっています。
【今後の展望】物件管理アプリをフルリニューアルしたい
前述した2016年から運用されている『物件管理アプリ』ですが、現場からは実態と異なる項目があることや、さらに新しい要望が出てきていることから、アプリのフルリニューアルを計画しています。このアプリは、鈴浦氏を中心に、gusuku Customineを駆使したユーザー目線のカスタマイズを施していく予定です。gusuku Customineがあれば、アイホンが望むアプリを、開発ベンダーに依頼せずとも作り上げることができると確信しています。
最後にgusuku Customineについてお二人からメッセージをいただきました。
「gusuku Customineは、使ってみればその良さがすぐ分かります。私は情報システムの担当として、ある程度JavaScriptを書けるので最初はあまり関心がありませんでした。しかし、鈴浦に促され、実際にいくつかのカスタマイズを作ってみると、すぐにこれはすごいぞ！と気付きました。まだ使っていない方はすぐに使ってみてください。使ってみれば、私の伝えたいことがすぐに分かると思います。」と傍島氏。
「私は営業現場の声に応えたい一心から、私自身でkintoneのカスタマイズができないことに対してもどかしさを感じていました。しかし、ITに詳しくない私がgusuku Customineを利用することで、自らkintoneのカスタマイズができるようになりました。gusuku Customineの最大の特長は、私のような非エンジニアでもエンジニアと同様のカスタマイズができる点ですので、非エンジニアの方には是非使っていただきたいですね！
しかし、導入するだけでは、実は何も解決しません。自分で現場を改善したいと強く思う人が使うことで大きな意味を持つのだと私は思います。
弊社はこれからもgusuku Customineを最大限活用させていただきますので、これから着手する物件管理アプリのリニューアル後にも是非取材に来てください！」と鈴浦氏。
貴重なお話をありがとうございました。
取材 2020年9月