公開日：2022-08-03
kintoneを下支えして高みにのぼらせるgusuku Customine
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株式会社Aiソリューションズ
情報システム技術部 テクニカルマネージャー 奥澤 晶子 様
株式会社Aiソリューションズは製造業向けCAD/CAMシステムソフトの販売、サポートを手がけています。2004年に大阪で創業し、現在は関東と名古屋にもオフィスを構え、従業員数は26名となっています。
工作機械はXYZ軸に動くだけでは削れない部分が出てくることがあります。そこで、回ったり傾いたりする軸を追加し、4軸や5軸の機械を動かす必要があり、Aiソリューションズはそのためのプログラムを作るのに強みを持ったソフトウェアを扱っています。
創業当時は数人で仕事を回していたので、おのおのが必要に応じてExcelやAccessでデータを管理していたそうです。しかし、業務が拡大するにつれ、課題が浮き彫りになってきました。情報の分散化による効率の低下やミスが発生し、データ管理が属人化しているので電話の問い合わせもひっきりなしにかかってきました。
そこで、データベースをクラウド化すべく、kintoneを導入することになりましたが、kintoneの基本機能では目的は達成できません。情報システム技術部テクニカルマネージャー奥澤晶子氏はkintoneプラグインを調べるうちにgusuku Customineを試用すると、すぐに導入を決定しました。
今回は、kintoneとgusuku Customineを組み合わせ、社員に使ってもらえるようにカスタマイズし、自分の業務効率向上のために柔軟なシステムを組み上げた経緯と導入効果を伺いました。
課題：AccessとExcelとメールワイズに顧客情報が分散していた
奥澤氏が入社したのは創業した翌年で、顧客管理システムは入ってなかったため、自分でAccessを駆使して、顧客管理を行いはじめました。自分さえ使えればいいと思っていたのですが、社員が増えてくると全員で使うようになり、必要に応じてAccessを改修していきました。早く、そしてお金をかけずに、と考えて、長い間、Accessを使い続けてきたのですが、情報の分散化が問題になってきたのです。
元々、スケジュール管理のためにサイボウズOfficeを導入していました。報告書はOfficeのカスタムアプリで作成していました。サポート対応履歴はサイボウズのメール共有サービス、メールワイズに蓄積されています。その上、Excelでは保守関係の情報を管理し、Accessではユーザーが契約しているソフトの情報を管理しています。
それぞれのツールにユーザー情報が必要なので、手動でコピー＆ペーストして多重入力していたそうです。とても非効率ですし、当然のようにミスも発生します。
社員がAccessを使えない、というのも課題でした。社内にいても使い方がわからないという人がいたのです。また、外部からはAccessを利用できないので、外出している営業や技術の担当者から頻繁に電話がかかってきたそうです。そのたびに、奥澤氏が作業の手を止めて、保守期限や契約しているソフトなどの情報をAccessで検索して伝えていました。
「何とかしなければと思っていたのですが、私は無理矢理ですが使えていたので、踏ん切りが付きませんでした。そんな中、2021年3月に社長からデータベースをクラウド化したい、と言われました」(奥澤氏)
導入：基本機能ではやりたいことができないのでgusuku Customineを試してみた
サイボウズOfficeやメールワイズを使っていたので、kintoneのことは以前から知っていたそうです。しかし、実は奥澤氏は当初、kintoneにいいイメージを持っていませんでした。
「うちは取扱商品がとても多いので、大丈夫なのかな、とこれまでは飛び込めませんでした。しかし、全く新しいシステムでは社員が抵抗を感じてしまうだろうと思い、皆に使ってもらえるようにハードルを低くしたかったので、kintoneにしようと決めました」(奥澤氏)
kintoneに何が足りないかを探るために、まずは試用することにしました。関連レコードの自動更新や自動採番、タブ、色付けといった機能が足りないことがわかりましたが、プラグインを利用すれば解決できることもわかりました。奥澤氏はプラグインをリストアップして、片っ端から試用することにしました。
まずはプラグインを検索中に見つけたYouTubeの
「アールスリー公式チャンネル R3 Institute」
で紹介されていた、gusuku Customineにチャレンジしたのです。
「gusuku Customineの試用を申し込んで使ってみて、これだ！と決めました。これは機能を追加するというより、プログラムツールです。日本語でプログラミングできるんだ、と驚きました」(奥澤氏)
以前は、上司からやりたいことを言われると、プログラミング言語の本を買ってきて、「HelloWorld」を表示するところからはじめるということを何度もやっていたそうです。それが、日本語で作れるのであれば、思っていたことができる、と導入を決めました。なんと、リストアップした他のプラグインの試用はしなかったそうです。
「フリープランを使い始めたその日からハマってしまい、やりたい機能を全部試しました。こんなことができるんだ、と楽しくなってしまいました」と奥澤氏は笑いました。kintone x gusuku Customineでやる、と決めた奥澤氏は早速ユーザ情報アプリを作成し、社長にプレゼンしたそうです。
無事に正式導入が決まり、2021年8月に新システムを社内リリースする予定を立てました。移行期間は2ヶ月程度しかないので、まずはgusuku Customineなしで必要なアプリを作成し、ユーザー情報やソフトウェアの情報を移し替えました。報告書アプリも作成し、7月いっぱいで完成。そこから2週間ほどかけてgusuku Customineでカスタマイズしていったそうです。
ある程度動くアプリができたら、数人にテストしてもらい、要望に対応しながら仕上げて、お盆明けにリリースしました。kintoneは全社員に使ってもらいたかったので、全員分のアカウントを契約しました。
その時にはコロナ禍でリモートワーク中心だったので、他の社員のリアクションがわからず不安だったそうです。しかし、技術部門の人たちはサポート履歴や報告書を業務として登録する必要があるので、kintoneを使っている様子が見えました。
すぐに技術部門から「お客さんのところで必要な情報をスマホで見られるのはすごく便利です」と声が寄せられました。営業からも2ヶ月後には「ユーザーさんのところに行く前に、kintoneにサポート履歴があるのでたくさんの情報を持っていけるようになりました」と言われるようになったのです。
効果：社員にkintoneを浸透させるため、見やすさと使いやすさにこだわってカスタマイズした
利用頻度が高いgusuku Customineの機能は、「検索機能」とのことです。「一覧画面にキーワードで検索する検索フォームを設置する」と「検索用文字列を作成する」を組み合わせ、顧客の会社名をすぐ見つけられるようにしているのです。
「サイボウズのメールワイズでは会社名が見つからない、という人がいました。仕様なのですが、単語の一部ではヒットしないのです。しかし、皆さん株式会社を抜いたり略称にしたり、英語で入力したりするので、出ないのです。検索語を生成したり任意の単語を追加できるカスタマイズを見つけた時は「神！」と思いました。今では皆さん基本機能のように使っています」(奥澤氏)
いくつかのアプリで帳票の出力が必要となり、PDF出力プラグインを利用しようとしていたところ、そのタイミングでgusuku Customineの新機能としてPDFとExcelの出力ができるようになったのです。
「ちょうど7月だったので、すごいタイミングでした。使ってみて、すぐにこれだ！と感じて、PDF出力プラグインの契約はしませんでした」(奥澤氏)
他にも、年に数度のバージョンアップチェックや顧客へのレポート提出時などにもPDFやExcelの出力機能が活躍しているそうです。
もちろん、フィールドをタブに分けて表示したり、フィールドの横に小さなボタンを設置するといったカスタマイズは多数行っています。見た目をよくして、ユーザーに快適に操作してもらうためです。
kintoneとgusuku Customineを組み合わせることで、毎日2〜3回かかってきた、営業や技術の担当者からのユーザー情報に関する電話の問い合わせがなくなりました。外出先から技術や営業の担当者が自分で見られるようになったからです。他社の導入事例も自分たちで調べられます。顧客に会う前に関連情報を豊富にインプットできるようになったことで、営業や会議の質が高まり、売上にも良い影響を与えるようになりました。
奥澤氏の作業も楽になりました。kintoneに情報を集約したことで、重複入力の手間から解放されました。年に数度のリスト出しも、従来は1ソフトにつき半日かかる作業でしたが、現在はボタンをクリックするだけなので一瞬です。
「アプリを使った社員から「kintoneがすごいです‥‥」と言われることがあります。kintoneとgusuku Customineを同時に導入したので、カスタムしている部分もkintoneの機能だと思っているのです」(奥澤氏)
笑い話ではあるのですが、いいことでもあると感じました。ユーザーがシステムの不便さを意識せず、快適に使えるなら、それに越したことはありません。gusuku Customineはkintoneを下支えし、高みにのぼらせてくれるツールだと手放しで褒めてくれました。
最後に今後の展望を伺いました。
「当初の目的は実現できましたが、まだまだ他の業務にもkintoneを使えると考えています。皆さんに使ってもらうため、kintoneで成功体験を積んで欲しいです。アプリも作りたいし、説明会もしたい、そのための時間と体が足りないので、今後はkintone x gusuku Customineの仲間を増やしていきたいです」と奥澤氏は締めてくれました。
貴重なお話をありがとうございました。
取材2022年5月