公開日：2025-02-03
こんにちは、カスタマーリレーションチームのゆっこです。
私の所属しているチームは、ざっくりお伝えすると営業です。
gusukuサービスをご検討いただいている方・ご利用いただいている方に、課題の発見・解決やお役立ち情報のご紹介など、kintoneでの日々の業務改善をスムーズに、かつさらに進めていただけるように、お手伝いをしています。
そんな私たちが日常的によく利用しているアプリが2つあります。
① 顧客管理アプリ
② 活動履歴アプリ
です。
土日祝を除く営業日に見ない日はない、といっても過言ではありません。
今日はそんなこの2つのアプリで活用している『値を同期する』カスタマイズをご紹介したいと思います。
■そもそもどんなアプリなの？
①顧客管理アプリ
1レコード1お客さんの情報を管理しているアプリです。
②活動履歴アプリ
お客さんとの日々のやり取りを1レコードずつ管理しているアプリです。
顧客管理アプリに登録されているお客さんにご連絡するときには、kintone基本機能のルックアップやアプリアクションを使用して、活動履歴アプリに必要な情報をコピーします。
また、活動履歴アプリに登録した情報は、関連レコードで顧客管理アプリ側から確認できるように設定しています。
（下記画像は顧客管理アプリの詳細画面です）
※本ブログ内でのkintoneアプリ画像は、『値の同期』を分かりやすくお伝えするため実際のアプリ画面ではなく、 kintoneアプリストアにて提供されている「営業支援パック」アプリをベースにした架空アプリでご紹介しております。
■いい感じ！だけど…
ここまでのkintone基本機能の設定だけでも、十分利用できそうなアプリです。
ただ…ただ…私たちの業務ではちょっとだけ足りないところがありました。
活動履歴アプリの情報を、顧客管理アプリ側の日付フィールドで情報を持ちたかったのです…！
■なぜ？
先にお伝えしておくと、私は関連レコードが大好きです。
過去には顧客管理アプリに30個ほど関連レコードを設置し、日中顧客管理アプリの設定更新ができない…なんてこともあったくらい、愛用している機能です（この件についてはどこかで語ったり語らなかったり）。
ただ、顧客管理アプリの一覧画面で、特定の条件を満たすレコードを絞り込むときに、関連レコードではやりたいことが実現できなかったのです…！
■実現したかったこと
私たちは予め決めた周期（連絡した日から1ヶ月後、とか）で再度ご連絡することが多いです。
そのため、活動の最後に【次回アクション日】を活動履歴アプリにセットしています。
そして毎日、顧客管理アプリの一覧を見ながら
「どのお客さんが連絡対象かな」「どの順番で連絡するのが良いかな」
といったことを確認しています。
まさにこの確認の時に関連レコードが牙を剝きます。
顧客管理アプリで確認する中で、
「今日対応のお客さんの情報を見たいな。
でも今日すでに対応したお客さんは一覧には表示しないようにしたいな。」
といったケースがよくあります。
上記ケースの場合、
- 次回アクション日＝今日
- 対応日時≠今日
を「すべての条件を満たす時」で、一見すると実現可能に見えます。
ただ、関連レコードの検索は下記のような特性があるため、残念ながらこの設定では期待する絞り込みにはならないのです。
関連レコード一覧フィールド内のフィールドを絞り込み条件に指定した場合、その関連レコードに絞り込み条件を満たす行が1行以上存在するレコードが、絞り込み結果に表示されます。
サイボウズ社 kintoneヘルプ『一覧に表示するレコードを絞り込む』より
例えば、顧客管理アプリに「金都運総研」「戸田ネットソリューションズ」、2つのレコードがあるときに下記条件で絞り込むと…
▼条件
- 次回アクション日=2025年1月28日
- 対応日時≠2025年1月28日
▼各レコード情報
金都運総研：
最終対応日時 2025年1月11日、次回アクション日 2025年1月28日
戸田ネットソリューションズ：
最終対応日時 2025年1月28日、次回アクション日 2025年1月31日
↓
↓期待する結果：『金都運総研』のレコードのみが絞り込み結果として表示される
↓
▼現実
・・・・( ˙-˙ )
■いよいよ解決編
さて、ここで真打登場です。
カスタマインを使って、活動履歴アプリの【次回アクション日】と【対応日】を顧客管理アプリに同期しましょう！
カスタマイズは、「2つのアプリ間で共通している」かつ「顧客管理アプリ側で重複していない」値（キー）があれば、とっても簡単です。
※「キーとは何か？」「なぜ必要なのか？」「どういう値にすればいいのか？」は、こちらのブログをご覧ください！
あなたのkintone（キントーン）アプリにキーはありますか？
この一つの設定だけで、活動履歴に入力した【次回アクション日】【対応日時】を、レコード保存と同時に顧客管理アプリ側のフィールドに同期することが可能です！
もちろん、次の活動履歴が登録されれば、顧客管理側の値も更新されますよ。
※顧客管理アプリ側に、更新する先のフィールドとして【最終対応日時】と【次回アクション日】を日付フィールドで追加しています。
また、日付フィールドに入れておくことで、レコードの絞り込み以外にも、並び替えや一覧画面で表示できる、といったメリットもあります。
とっても便利だと思いませんか？
■最後にとっておきの情報をご紹介
この記事では、『値の同期』についてをご紹介しましたが、まだまだ活用している＆ご紹介したいカスタマイズがあります！
実は、その一部を『【業務別】できることカタログ 顧客管理・案件管理編』でご紹介しています ^^
ここまでご覧いただいた皆さんは、ぜひこのまま『できることカタログ』もご覧くださいね♪
それではまたどこかでお会いしましょう～
投稿者プロフィール
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"Customer Success/Inside Sales
主にgusuku Customineをご利用中のお客様向けサポートを行っています。"
